Cada vez más, la gestión de las empresas de producción, ya sean granjas lecheras, granjas de terneros u otra producción, está impulsada por los datos que hemos recopilado en el proceso. Nos hemos vuelto bastante expertos en la recopilación de datos: peso corporal, fechas de nacimiento, tamaños, edades, registros de salud, economía, etc. La forma en que se recopilan y almacenan los datos es fundamental para nuestro negocio.
A medida que aumenta la cantidad de datos, también aumenta la necesidad de protegerlos. En los primeros días de las computadoras, los errores eran más comunes, por lo que era necesario que todos mantuvieran una copia de seguridad de sus datos en un segundo (¡o tercer!) Disquete. Sin embargo, a medida que la capacidad de almacenamiento de nuestra computadora (es decir, unidades de disco) se ha vuelto más grande y más confiable, nuestra necesidad de proteger nuestros datos ha disminuido. Es una falsa sensación de seguridad, porque cuando perdemos datos, nuestra pérdida suele ser mayor y más dramática que en años anteriores. Entonces, ¡este Calf Note es un simple recordatorio para cuidar tus datos!
Mi problema
Durante un viaje reciente al extranjero, tuve la oportunidad de visitar a varios clientes y posibles clientes cerca de una gran ciudad. Al final de una larga semana de trabajo, nuestro grupo decidió conducir desde nuestra última visita a cenar en un buen restaurante en el centro de la ciudad. Esta era una gran área metropolitana y estábamos en una bonita zona no conocida por la delincuencia.
Desafortunadamente, me robaron la computadora del auto mientras comíamos. La pérdida de la computadora, junto con todos mis datos, fue un gran desastre, sin mencionar el daño al automóvil y la pérdida de otros objetos de valor. Desafortunadamente, no tenía una copia de seguridad de mi computadora. La última información que he guardado (en CD) fue hace unos 9 meses.
Como puede imaginar, ha sido difícil. He pasado las últimas dos semanas intentando reconstruir archivos, datos, presentaciones, etc. que podrían haber sido almacenados en una red, enviados a colegas, etc. He podido recopilar algunos de los datos, pero la mayoría desaparecieron.
Mi propósito aquí es recordar a todos los involucrados en la administración que nuestros datos son nuestro negocio. Tenemos que encargarnos de eso. Dado que es nuestra información, también es nuestra responsabilidad protegerla. No confíe en los demás. Sea proactivo y configure un programa de protección y respaldo de datos regulares.
Opciones de almacenamiento de respaldo
Hay varias formas de realizar copias de seguridad y proteger sus datos. Algunos de estos incluyen:
Discos compactos.Estos son baratos, disponibles y fáciles de almacenar. Un disco puede contener hasta 700 MB de datos, por lo que son una buena opción. Los principales inconvenientes del uso de CD es que debe recordar hacer la copia de seguridad y debe guardarlos en un lugar seguro.
Almacenaje en linea. Las empresas ofrecen servicios que respaldarán automáticamente sus datos críticos y los almacenarán fuera del sitio en una ubicación segura. Si realiza una búsqueda en Google de “copias de seguridad de computadoras en línea”, encontrará al menos una docena de sitios que ofrecen servicios de copia de seguridad. Este enfoque es apropiado para copias de seguridad frecuentes (diarias) de datos críticos con soporte técnico. Pero tiene un precio. Un sitio ofrece 4 GB de almacenamiento de datos por $ 19,95 al mes.
Disco duro secundario. Esta es una gran opción. Con el precio de los discos duros externos bajando, la compra de un disco duro externo de 80 GB en los EE. UU. Ahora cuesta entre $ 100 y $ 150, según las funciones que desee. La mayoría de estas unidades se conectan a través del puerto USB, lo que las hace fáciles de usar. Son pequeños, compactos y portátiles y se pueden almacenar fácilmente en una ubicación separada. En realidad, no recomendaría un segundo disco duro interno porque es posible que un robo o daño (por ejemplo, un rayo) dañe ambos discos internos. Es mejor tener una segunda unidad de disco que se pueda conectar al puerto USB, usar y luego almacenar por separado.
Otros. Existen muchas otras opciones: se pueden utilizar unidades Zip, disquetes y otros medios para realizar copias de seguridad de los datos. Cada uno tiene ventajas y desventajas, la más común de las cuales es el espacio limitado para respaldar archivos. Es sorprendente la cantidad de datos que generamos y el almacenamiento limitado no debería ser una excusa para no realizar copias de seguridad.
Como hacerlo
Una de las formas más fáciles de hacer que las copias de seguridad sean lo menos dolorosas posible es programarlas para que se realicen cuando no esté, por ejemplo, que se ejecuten a la medianoche o a la 1 am. Si deja la computadora encendida todo el tiempo, puede configurar el sistema para que la computadora ejecutara el trabajo automáticamente. Microsoft Windows tiene una utilidad llamada Copia de seguridad que le permite programar una copia de seguridad con la frecuencia que desee y en cualquier momento del día. Estos son los pasos para hacerlo: estos pasos se tomaron directamente de la sección “Ayuda y soporte técnico” de Windows:
Para programar una copia de seguridad:
Abra Copia de seguridad. El Asistente de la utilidad de copia de seguridad se inicia de forma predeterminada, a menos que esté desactivado.
Haga clic en el botón Modo avanzado en el Asistente de la utilidad de copia de seguridad.
Haga clic en la pestaña Copia de seguridad y luego, en el menú Trabajo, haga clic en Nuevo.
Seleccione los archivos y carpetas de los que desea realizar una copia de seguridad haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de un archivo o carpeta en Haga clic para seleccionar la casilla de verificación de cualquier unidad, carpeta o archivo que desee respaldar.
Seleccione Archivo o un dispositivo de cinta en Destino de la copia de seguridad y luego guarde las selecciones de archivo y carpeta haciendo clic en el menú Trabajo y luego en Guardar selecciones.
En Medio de copia de seguridad o nombre de archivo, escriba una ruta y un nombre de archivo para el archivo de copia de seguridad o seleccione una cinta.
Seleccione las opciones de copia de seguridad que desee, como el tipo de copia de seguridad y el tipo de archivo de registro, haciendo clic en el menú Herramientas y luego en Opciones. Cuando haya terminado de seleccionar las opciones de copia de seguridad, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Iniciar copia de seguridad y realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo Información del trabajo de copia de seguridad.
Si desea configurar opciones de respaldo avanzadas, como verificación de datos o compresión de hardware, haga clic en Avanzado. Cuando haya terminado de seleccionar las opciones de copia de seguridad avanzadas, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Programar en el cuadro de diálogo Información del trabajo de respaldo.
En el cuadro de diálogo Establecer información de cuenta, ingrese el nombre de usuario y la contraseña con los que desea que se ejecute la copia de seguridad programada.
En el cuadro de diálogo Opciones de trabajo programado, en Nombre del trabajo, escriba un nombre para el trabajo de respaldo programado y luego haga clic en Propiedades para configurar los parámetros de fecha, hora y frecuencia para el respaldo programado. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar y luego en Aceptar nuevamente.
Si esto es demasiado engorroso, simplemente puede tomar un par de minutos para ejecutar Backup manualmente. Haga clic en Inicio, Todos los programas, Accesorios, Herramientas del sistema, Copia de seguridad. Se iniciará un “asistente” que le guiará por los pasos para realizar una copia de seguridad. La utilidad de copia de seguridad creará un archivo de copia de seguridad que contiene todos los archivos y directorios que identificó.
Otro enfoque es simplemente copiar los archivos de su directorio Mis documentos en el disco de respaldo. Vaya a “Mi PC” y haga clic en “copiar” la carpeta “Mis documentos”. Abra un directorio en el disco duro o CD secundario y “Pegue”. Se copiarán los archivos. Esto llevará algo más de tiempo que crear un archivo de copia de seguridad (que es un formato diferente), pero le permite ver archivos individuales, mientras que un archivo de copia de seguridad requiere que ejecute una utilidad de restauración para ver y restaurar archivos individuales.
Dónde almacenar sus copias de seguridad
Si está respaldando archivos en un CD o en un disco duro secundario, es mejor mantener sus archivos de respaldo en una ubicación segura, separada de la computadora. Una caja de seguridad en un banco funciona bien. O bien, una caja fuerte en una ubicación separada con otros documentos importantes. No los deje en el mismo lugar que la computadora: eventos desconocidos como rayos, inundaciones, robos u otros desastres tomarían tanto la computadora como las copias de seguridad.
Cuan a menudo?
Realmente depende de la cantidad de datos que esté dispuesto a perder frente a la cantidad de trabajo adicional necesario para respaldar los datos. Creo que semanalmente es lo mejor (para mí), pero muchas empresas realizan copias de seguridad nocturnas de datos críticos. Si no recopila muchos datos en una semana, las copias de seguridad mensuales son adecuadas. Es una determinación que cada computadora debe realizar individualmente. Pero me gustan las copias de seguridad semanales, ya que son muy fáciles de automatizar y bastante seguras.
Resumen
La cantidad de datos que acumulamos relacionados con nuestro negocio y nuestra vida personal requiere que hagamos copias de seguridad de los datos con regularidad. El costo de perder los datos, y el tiempo y el esfuerzo necesarios para reemplazar los datos, generalmente vale mucho más que el hardware de la computadora en sí. No se necesita mucho para protegerse. Sin embargo, requiere atención regular al trabajo de crear una copia de seguridad.
Aprendí una lección importante: las copias de seguridad periódicas le ahorrarán muchas pérdidas en caso de una crisis. Más vale prevenir que lamentar. Haga una copia de seguridad de sus datos!